مرحله تهیه مدارک قبل از وقت سفارت یکی از حساس ترین مراحل اخذ ویزا می باشداینکه چه زمانی مدارکی مانند پرینت حساب، لیست بیمه و یا رزرو هتل و هواپیما را تهیه کنیم بسیار حائز اهمیت است. در عکس زیر نمونه یک رزرو هتل برای وقت سفارت فرانسه در تاریخ ۲۵ دسامبر ۲۰۱۷  را نشان داده ایم و همانگونه در ملاحظه می فرمایید رزرو هتل تا یک هفته قبل از سفر معتبر می باشد.

نمونه واچر آمستردام – هلند